Servicekosten bij de huur van een kantoorruimte

Servicekosten bij de huur van een kantoorruimte, hoe zit het nu?

Wanneer je een kantoor huurt, kun je naast de huurprijs ook te maken krijgen met servicekosten. Maar waarvoor betaal je deze kosten nu precies? Er is in het geval van kantoorruimte geen vaste wettelijke definitie van servicekosten. De inhoud van de servicekosten hangt daarom af van wat er in de huurovereenkomst omschreven staat. Er is veel vrijheid bij een overeenkomst die betrekking heeft op een kantoorruimte, dus waar moet je op letten? De servicekosten bestaan in basis uit leveringen en diensten die vaak door de verhuurder (in opdracht van de huurder) worden verzorgd. Deze kosten voor leveringen en diensten hebben in eerste instantie betrekking op gebouwgebonden kosten die de verhuurder maakt voor de huurder. Denk bij servicekosten aan onderhoud aan de verwarmings-installatie, water, schoonmaakkosten van de algemene ruimten, gemeentelijke heffingen, receptie, beveiligingskosten en energiekosten zoals gas en elektriciteit. In een reguliere ROZ huurovereenkomst staan ook zaken omschreven die voor rekening van verhuurder zijn, het spreekt voor zich dat deze niet middels servicekosten mogen worden doorbelast.

Servicekosten en de inhoud van de leveringen en diensten worden steeds vaker goed onder de loep genomen. Dat was in het verleden wel ander. Opmerkelijk want de servicekosten kantoorruimte bedragen ongeveer 30% van de gemiddelde huurprijs en vormen een belangrijk deel van de betalingsverplichting van de huurder.

In een huurovereenkomst worden servicekosten apart benoemd. Echter is er sprake van een niet-limitatieve-lijst. De kostenopgave in de huurovereenkomst is om die reden slechts beperkt tot een schatting van de kosten. Voor de huurder is het dus de gehele huurperiode onduidelijk welke kosten precies voor verrekening in aanmerking komen. Anders dan bij woonruimte zijn er bij de huur van kantoorruimte geen specifieke wettelijke regels over servicekosten. Er ontstaat over de servicekosten dus geregeld discussie tussen huurder en verhuurder, is het niet over de hoogte danwel over de eindafrekening. Gezien het ontbreken van een wettelijke regeling is het voor partijen van belang om goed vast te leggen welke posten onder de servicekosten vallen, om discussie te voorkomen over welke kosten doorbelast kunnen worden.

In de regel worden de servicekosten direct betaald met de huurpenningen op maandelijkse of kwartaalbasis. Vervolgens volgt er een eindafrekening aan het einde van een periode, meestal een jaar. In de praktijk komt het geregeld voor dat huurders de eindafrekening te onduidelijk vinden, omdat uit de posten niet goed blijkt welke leveringen en diensten er precies worden doorbelast. Ook komt het vaak voor dat de eindafrekening veel hoger is uitgevallen dan de betaalde voorschotten. Voor verhuurders is het van belang om te blijven monitoren of de afgesloten contracten nog wel passen bij het verbruik van de huurder.

Onduidelijkheden over de servicekosten kunnen eenvoudig worden voorkomen. Het is van belang dat er duidelijke afspraken worden gemaakt over de inhoud van de servicekosten. Dat betekent dat op organisatorisch, contractueel en financieel gebied duidelijkheid moet worden gecreëerd. Organisatorisch houdt in het belang om af te spreken op welke wijze de eindafrekening tot stand komt, binnen welke termijn deze aan huurder verstrekt moet zijn en langs welke weg deze wordt goedgekeurd. Contractueel is het belangrijk om te weten welke "leveringen en diensten", voor welke kwaliteit en met welke frequentie deze verkregen worden. Huurder kan nu een weloverwogen keuze maken over de inhoud en kwaliteit die voor het bedrijf van belang is. Het geheel vertaalt zich uiteraard in kosten: de servicekosten. Huurder heeft nu goed inzicht in de te verwachtte kosten. Wordt nu ook in staat gesteld de huurlasten en bijkomende servicekosten voor de duur van de huurovereenkomst goed te voorspellen. Wanner beide partijen zich hieraan houden, resulteert dit in een soepele controle van de jaarlijkse eindafrekening van de servicekosten. Dit bespaart de huurder aanzienlijk wat geld en ergernis.